Giriş

Dee-p Studio; dans, yoga, pilates, fitness ve benzeri branşlarda hizmet veren stüdyolar için geliştirilmiş bulut tabanlı modern bir stüdyo yönetim otomasyonudur. Sistem; üye kayıtları, yoklama takipleri, eğitmen ve personel hakedişleri, finansal muhasebe yönetimi, randevu takvimi ve destek masası gibi stüdyonuzun günlük tüm operasyonel ihtiyaçlarını tek bir merkezden, hızlı ve güvenli şekilde yönetebilmenizi sağlamak amacıyla tasarlanmıştır.

1. Üyeler Modülü

Üyeler Modülü, stüdyonuzdaki tüm üye yönetim süreçlerini (kayıt, ödeme, sınıf işlemleri, üyelik dondurma vb.) merkezi olarak gerçekleştirdiğiniz alandır.

1.1. Kayıt İşlemleri

Stüdyonuza yeni katılan üyelerin sisteme dahil edilmesi ve dijital kartlarının oluşturulması bu alanda yönetilir.

Yeni Üye Kaydı

Üyeler sayfasında yer alan "Yeni Ekle" butonunu kullanarak stüdyonuza yeni üye kaydedebilirsiniz.

Üye Numarası yeni

Sistem, üye kaydı esnasında her üyeye özel benzersiz bir üye numarasını otomatik olarak tanımlar.

Üye Kartı yeni

Eski fiziki kart zorunluluğunu ortadan kaldıran bu özellikle, üye kaydı tamamlandığında sistem otomatik olarak barkodlu bir üye kartı görseli üretir.

Bu görsel indirilerek üye ile (WhatsApp, e-posta vb. üzerinden) paylaşılabilir. Üye stüdyoya geldiğinde, Hızlı Menü işlemlerinde bu barkod bir barkod okuyucuya okutularak hızlıca işlem yapılması sağlanır.

{
  "id": 1042,
  "member_no": "2026350092997",
  "barcode": "dee-p.studio/cards/DEEP-2026-89.png",
  "status": "active"
}

1.2. Üye Profil İşlemleri

Kayıtlı bir üyenin detay sayfasında gerçekleştirebileceğiniz finansal, akademik ve idari işlemler aşağıda listelenmiştir:

Ödemeler ve Finans

Ders Kredisi Satın Alma

Üye için ders kredisi satın alma işlemleri bu alandan gerçekleştirilir.

Para İadesi

Üyeye para iadesi yapma işlemi bu alandan gerçekleştirilir.

Sınıflar ve Ders Yönetimi

Sınıf İşlemleri (Ekleme/Çıkarma)

Üye için sınıfa ekleme ve çıkarma işlemleri buradan yapılır. Üye bir sınıftan çıkarıldığında sistem şu kurallara göre çalışır:

• Pozitif Kredi Durumu: Üye bir sınıftan çıkarıldığında o sınıfa ait ders kredisi varsa, bu kredi tutarı üyenin Cüzdan Hesabı’na aktarılır.
• Negatif (-) Kredi Durumu yeni: Eğer üye çıkarıldığı sınıf için negatif (-) krediye sahipse, o sınıf için kredi tutarı kadar borçlu olarak kaydedilir. Üyenin borçlu olduğu sınıflar, "Ödemeler" alanında sınıf seçerken görüntülenir.

Özel Dersler

Üye için özel ders satın alma işlemleri bu alandan gerçekleştirilir. Üyenin satın aldığı özel dersler aynı alanda görüntülenir.

Üyelik Durumu ve İdari İşlemler

Kayıt Dondurma

Üyenin stüdyoya ara vermesi durumunda üyelik durumunu yönetmek için kullanılır.

Sınıf Bazlı Dondurma yeni: Artık tüm üyelik yerine, üyenin kayıtlı olduğu her sınıf için ayrı ayrı (bağımsız) kayıt dondurma işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

Üye Arşivleme (Kayıt Kapatma)

Üyenin stüdyo ile ilişiği tamamen kesildiğinde, üye kaydı bu alandan kapatılarak Üye Arşivi’ne aktarılır. Bu sayede aktif üye listeniz güncel kalırken, geçmiş verilere arşivden ulaşmaya devam edebilirsiniz.

Diğer İşlemler (Sağ Üst Menü)

Kayıtlı bir üyenin detay sayfasında sağ üst köşede yer alan bu menüden hızlıca şu işlemlere ulaşabilirsiniz:

• Üye Bilgileri: Üyenin kişisel ve iletişim bilgilerini bu alandan güncelleyebilir ve düzenleyebilirsiniz.
• Üye Kartı yeni: Kayıt esnasında sistem tarafından otomatik olarak oluşturulan barkodlu dijital üye kartına bu alandan hızlıca erişebilir ve indirebilirsiniz.
• İşlem Kayıtları: Üyenin stüdyo geçmişini takip edebileceğiniz 4 farklı log (kayıt) kategorisini içerir:
  • Üyelik Kayıtları: İlk kayıt açma, kayıt kapatma, dondurma, sınıfa ekleme ve sınıftan çıkarma gibi idari geçmişi gösterir.
  • Ödeme Kayıtları: Satın alınan ders kredisi ödemelerini ve yapılan para iadelerini listeler.
  • Yoklama Kayıtları: Üyenin katıldığı grup derslerinin yoklama geçmişini takip etmenizi sağlar.
  • Özel Ders Kayıtları: Özel ders satın alma, ders iptali ve gerçekleştirilen "Ders Yap" işlemlerinin kayıtlarını tutar.

1.3. Ön Kayıt İşlemleri

Stüdyonuzla ilgilenen ancak henüz kesin kayıt yaptırmamış potansiyel müşterilerin takibini bu alandan gerçekleştirebilirsiniz.

• Ön Kayıt Oluşturma: Stüdyonuza başvuran adaylar için sistemde hızlıca bir ön kayıt profili açabilirsiniz.
• Görüşme Randevusu Entegrasyonu yeni: Ön kayıt oluştururken, dilerseniz aday üye için eş zamanlı olarak bir görüşme randevusu da tanımlayabilirsiniz. Burada oluşturulan randevunun detayları, sistemdeki Randevular alanında otomatik olarak görüntülenir.
• Asıl Kayda Dönüştürme: Ön kayıt aşamasındaki aday üye stüdyonuza katılmaya karar verdiğinde, profilini tek bir işlemle kolayca asıl (aktif) üye kaydına dönüştürebilirsiniz.
• Randevu Yönetimi yeni: Ön kayıt anında herhangi bir randevu oluşturulmamışsa, daha sonrasında yine bu alandan yeni görüşme randevuları planlayabilirsiniz.
• Ön Kayıt Silme: Görüşmesi olumsuz sonuçlanan veya takibini bırakmak istediğiniz adayların ön kayıtlarını sistemden tamamen silebilirsiniz.

1.4. Üye Arşivi

Sistemde kaydı kapatılan üyelerin geçmiş verilerinin saklandığı ve yönetildiği alandır.

• Arşivleme Süreci: Aktif listesinden kaydı kapatılan tüm üyeler otomatik olarak bu alana aktarılır. Bu sayede aktif üye listeniz güncel kalır.
• Kayıt Yenileme: Eski bir üyeniz stüdyonuza geri döndüğünde, bu alandan tek bir tıkla üyenin kaydını yeniden aktif hale getirebilirsiniz.
• İşlem Kayıtlarına Erişim: Arşivlenen üyenin geçmişine ait tüm işlem kayıtlarına (Üyelik, Ödeme, Yoklama ve Özel Ders geçmişi) bu alandan da eksiksiz olarak erişmeye devam edebilirsiniz.
• PDF Destekli Tamamen Silme yeni: Üye kaydını sistemden tamamen silmek istediğinizde; sistem, talep etmeniz durumunda silinecek üyeye ait tüm geçmiş işlem kayıtlarını içeren bir özet PDF raporu hazırlar ve otomatik olarak cihazınıza (bilgisayar veya telefon) indirir. Ardından üye verilerini güvenli bir şekilde kalıcı olarak siler.

1.5. Ek Özellikler

Sistem içerisinde üye yönetimini ve finansal süreçleri kolaylaştırmak adına geliştirilmiş ek fonksiyonlar aşağıda listelenmiştir:

Cüzdan Hesabı Sistemi

Üyelerinizin stüdyo içerisindeki finansal hareketlerini esnek bir şekilde yönetmenizi sağlayan dijital bakiye alanıdır.

{
  "wallet": {
    "balance": "450.00 TRY",
    "status": "active",
    "updated_at": "2026-05-25 02:30:00"
  }
}

Otomatik Kredi Aktarımı

Bir üye kayıtlı olduğu aktif bir sınıftan çıkarıldığında, eğer sınıfa ait kullanılmamış artı (+) ders kredisi bulunuyorsa, bu kredilerin güncel tutarı sistem tarafından otomatik olarak hesaplanır ve üyenin cüzdan hesabına bakiye olarak aktarılır.

Esnek Ödeme Yöntemi

Üyeleriniz yeni grup dersi kredisi veya özel ders satın alırken; nakit ya da kart ile birlikte, cüzdan hesaplarında birikmiş olan bakiyelerini de bir ödeme yöntemi olarak kullanabilirler.

Bakiye İadesi

Üyenin talebi doğrultusunda bir para iadesi işlemi yalnızca cüzdan hesabından gerçekleştirilebilir.

2. Sınıflar Modülü

Sınıflar Modülü, stüdyonuzdaki grup derslerinin planlanması, eğitmen atamaları, salon doluluk yönetimi, yoklama takipleri ve eğitmen hakediş süreçlerinin merkezi olarak yönetildiği alandır.

2.1. Sınıf Oluşturma ve Yönetimi

Yeni bir grup ders sınıfının tanımlanması ve temel parametrelerinin belirlenmesi bu alanda gerçekleştirilir.

Yeni Sınıf Tanımlama

Sınıflar sayfasında yer alan "Yeni Ekle" butonu yardımıyla yeni bir sınıf oluşturabilirsiniz. Sınıf tanımlama esnasında aşağıdaki temel parametreler belirlenir:

• Eğitmen Çalışma Tipi: Sınıfa atanan eğitmenin (eğer sabit maaşla çalışmıyorsa) bu sınıf kapsamındaki çalışma modeli seçilir. Çalışma tipi Ders Başı Ücret veya Yüzdeli Hakediş modeline göre belirlenebilir.
• Hakediş Değeri: Seçilen çalışma tipine göre eğitmene ödenecek ders başı sabit ücret tutarı ya da ders ücreti üzerinden hesaplanacak hakediş yüzdesi yine sınıf oluşturulurken tanımlanır.

Müsaitlik Kontrolü yeni

Sınıf açarken veya gün/saat programı düzenlerken sistem, çakışmaları ve kaynak israfını önlemek amacıyla şu kontrolleri otomatik olarak yapar:

• Salon Müsaitlik Kontrolü: Seçilen gün ve saat diliminde ilgili salonun başka bir sınıfa rezerve edilip edilmediği denetlenir.
• Eğitmen Müsaitlik Kontrolü: Atanan eğitmenin aynı saat diliminde başka bir şubede veya sınıfta dersinin olup olmadığı kontrol edilir.

{
  "status": "conflict_detected",
  "message": "Eğitmen bu saat diliminde başka bir sınıfta görevlidir.",
  "conflict": {
    "instructor_id": 42,
    "class_id": 108,
    "time_slot": "Pazartesi 19:00 - 20:00"
  }
}

2.2. Sınıf İşlemleri

Sınıf detay sayfasında, sekmeler halinde sunulan ve ilgili sınıf üzerinde gerçekleştirebileceğiniz temel idari ve operasyonel işlemlerdir:

Üye Listesi

Sınıfa kayıtlı aktif üyelerin listelendiği, sınıfa yeni üye ekleme veya mevcut üyeleri sınıftan çıkarma işlemlerinin yapıldığı sekmedir.

Yoklama

Ders katılım durumlarının (+, -, M, D) girildiği ve kaydedildiği alandır. Buradan alınan yoklama verilerine göre eğitmenlerin hakediş hesaplamaları otomatik olarak tetiklenir.

Sınıf Ödemeleri

Seçilen tarih aralığına göre sınıfta kayıtlı üyelerin ödemelerinin görüntülendiği alandır.

Sınıf Programı

İlgili sınıfa ait haftalık ders saatlerinin, günlerinin ve derslerin yapılacağı salon bilgilerinin tanımlandığı ve listelendiği sekmedir.

Sınıfı Kapat

Sınıfın tamamen kapatılması/silinmesi işlemidir. Bir sınıf tamamen silindiğinde veritabanı tutarlılığı için sistem şu işlemleri sırasıyla gerçekleştirir:

1. Sınıfa kayıtlı tüm üyeler sınıftan çıkartılır.
2. Üyelerin bu sınıfta kalan artı (+) kullanılmamış ders kredileri varsa, tutarları hesaplanarak üyenin Cüzdan Hesabı’na bakiye olarak otomatik olarak aktarılır.
3. Eğer üyeler sınıfta eksi (-) kredi ile borçlu durumdaysa, bu borç bilgileri kalıcı olarak Borçlar tablosuna kaydedilir.

Diğer İşlemler (Sağ Üst Menü)

Sınıf detay sayfasının sağ üst köşesinde yer alan bu menüden hızlıca şu işlemlere ulaşabilirsiniz:

• Sınıf Bilgileri: Sınıf adı, varsayılan eğitmeni ve branşı gibi temel sınıf bilgilerini bu alandan güncelleyebilir ve düzenleyebilirsiniz.

• İşlem Kayıtları: Sınıfın tüm idari ve operasyonel hareketlerini takip edebileceğiniz alandır:
  • Sınıf Kayıtları: Sınıfın açılması, kapatılması, isim/eğitmen değişiklikleri, program güncellemeleri, üye hareketleri ve yoklama geçmişi gibi tüm geçmiş aktiviteleri tek bir kronolojik akış halinde gösterir.

2.3. Ders Programı yeni

Derslerin haftalık takvimi ve salon doluluk oranları bu alandan dinamik olarak izlenir.

Haftalık Program Görünümü

Ana sayfada yer alan ders programından stüdyodaki tüm sınıfların haftalık takvimini görsel olarak takip edebilir, ders programını salon bazlı filtreleyerek, hangi salonun hangi gün ve saatlerde boş veya dolu olduğunu kolayca analiz edebilirsiniz.

2.4. Sınıf Birleştirme yeni

Öğrenci sayısı azalan veya dönemlik olarak birleştirilmesi gereken sınıfların tek bir çatı altında toplanması işlemidir.

Sınıf Birleştirme Süreci

Sınıflar menüsünde yer alan sınıf birleştirme seçeneğini kullanarak iki sınıfı birleştirebilirsiniz. Bu işlemde isterseniz sınıftaki belirli üyeleri isterseniz de tüm üyeleri başka bir sınıfa aktarabilirsiniz. Birleştirme esnasında sistem şu otomatik süreçleri işletir:

• Üye Aktarımı: Eski sınıftaki seçilen üyeler otomatik olarak yeni sınıfa aktarılır.
• Kredilerin Taşınması: Sınıfı değişen üyelerin kalan aktif ders kredileri, yeni sınıftaki ders kredisi olarak aktarılır.
• Negatif (-) Kredi ve Borç Yönetimi: Birleştirilen sınıftan çıkarılan üyelerin eğer eski sınıf için negatif (-) kredi (borç) durumu varsa, bu borç bilgileri sistem tarafından saklanmaya devam eder ve üye borçlu olduğu sınıfa ödeme yapana kadar bu bilgi borçlar listesinde listelenir.
• Eski Sınıfın Silinmesi: Eğer eski sınıftaki tüm üyeler seçilirse, sınıf birleştirme işlemi sonrası eski sınıf kapatılır.

2.5. Yoklama Sistemi

Ders katılımlarının kaydedilmesi ve üye devamsızlık durumlarının takip edildiği sistemdir.

Yoklama Kuralları ve Katılım Durumları

Yoklama alınırken üyelerin katılım durumu şu kısaltmalarla kaydedilir:

• + (Katıldı): Üye derse katılmıştır ve 1 ders kredisi düşülür.
• - (Katılmadı): Üye derse katılmamıştır ve ders kredisi düşülür.
• M (Mazeretli): Üye derse katılamamıştır ancak mazereti kabul edildiği için kredisi düşülmez.
• D (Donduruldu): Üyenin sınıf kaydı dondurulduğu için yoklamada donduruldu olarak işaretlenir ve kredisi düşülmez.
• *** (Çıkarıldı): Üye sınıftan çıkarıldıktan sonra alınan eski/yeni ders yoklamalarında bu şekilde işaretlenir ve işlem yapılmaz.

2.6. Eğitmen Hakediş Modeli yeni

Yoklama verilerine dayalı olarak eğitmenlerin ders bazlı hak edişlerinin otomatik hesaplandığı sistemdir.

Geriye Dönük Yoklama Düzenleme

Bulunulan aydan daha önceki bir tarihte girilmiş olan yoklama bilgisi düzenlendiğinde (örneğin Katılmadı konumundan Katıldı veya Mazeretli konumuna getirildiğinde), sistem geriye dönük olarak ilgili ödeme kayıtlarını tarar ve eğitmenin geçmiş aylardaki hakediş tutarlarını otomatik olarak yeniden hesaplayarak günceller. Bu durumlardan kaynaklanabilecek hakediş değişiklikleri durumu için Eğitmen Ödemeleri alanını inceleyin.

3. Muhasebe Modülü

Muhasebe Modülü, stüdyonuzun tüm finansal hareketlerini, kasa/banka hesap bakiyelerini, eğitmen ve personel hakediş haklarını ve aylık gelir-gider raporlarını merkezi olarak takip edip yönetebileceğiniz alandır.

3.1. Finansal İşlemler

Stüdyo bünyesindeki tüm nakit ve banka hareketleri, üye ödemeleri, para iadeleri ve diğer gelir-gider kalemleri bu alanda yönetilir.

Finansal İşlemler

Stüdyonuza ait tüm gelir ve gider kayıtlarını bu alan üzerinden yönetirsiniz.

• Manuel Veri Girişi: Sisteme otomatik kaydedilmeyen gelir ve giderler "Yeni İşlem Ekle" butonu ile manuel olarak kaydedilir. Burada otomatik olarak gelir ve gider tipleri için kategoriler oluşturulmuştur. Bu sayede aylık finansal raporunuzda gelir ve gider kalemlerinizi daha detaylı olarak görebilirsiniz.
• Cüzdan ile Yapılan Ödemeler: Eğer üyenin satın aldığı bir ders kredisi veya özel ders ödemesi tamamen üyenin Cüzdan Hesabı bakiyesinden karşılandıysa, sisteme yeni bir harici nakit/banka girişi olmadığı için ilgili işlem tutarı muhasebe kayıtlarında 0 TRY olarak gösterilir.
• Hesaplar Arası Transfer yeni: Tanımlı iki hesabınız arasında (Örn: Nakit Kasadan Banka Hesabına para yatırma) transfer işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Bu işlem her iki hesabın bakiyesini otomatik olarak günceller.
• Düzenleme ve Silme Kısıtlamaları: Üyelerin ders kredisi veya özel ders satın alım işlemleri, eğer o ödemeye bağlı derslerin yoklaması henüz alınmadıysa (yani krediler kullanılmadıysa) düzenlenebilir veya silinebilir. Yoklaması alınmış/kullanılmış ödemelerin finansal kayıtları kilitlenir. Benzer bir kısıtlama eğitmen ve personelin avans ödemeleri için de geçerlidir. Eğer avans ödemesinin bir kısmı geri alındıysa düzenleme veya silme işlemi yapılamaz.
• Para İadesi İşlemleri: Üyeye yapılacak para iadeleri cüzdan hesabı üzerinden gerçekleştirilir. İade işlemi düzenlenirken veya silinirken üyenin cüzdan bakiyesi otomatik olarak güncellenir. İade tutarı üyenin cüzdanında bulunan güncel bakiyeyi aşamaz.

Hesaplar ve Kasa Yönetimi yeni

Sistemde stüdyonuzun finansal akışını ayırmak için Hesaplar alanından birden fazla hesap tanımlayabilirsiniz. (Örn: Nakit Kasa, X Bankası Ticari Hesap).

• Bakiye Takibi: Her hesaba ait güncel bakiye tutarı gerçek zamanlı olarak izlenir.

Günlük Finansal Roporlar yeni

Bu alandan tarih seçilerek ilgili gün için kayıtlı finansal işlemler ve gün sonu verileri görüntülenir.

3.2. Eğitmen Ödemeleri

Eğitmenlerin yoklama ve özel ders verilerinden doğan hakedişlerinin, avans işlemlerinin ve ödemelerinin yönetildiği alandır.

Eğitmen Hakedişleri

Eğitmen hakedişleri, eğitmenin sınıftaki çalışma tipine göre otomatik hesaplanır:

• Yüzdeli Hakediş Modeli: Eğitmen yüzdeli ücret modeliyle çalışıyorsa, sınıfta yoklama girildiğinde (derse katılan üyenin aktif ödeme periyodundan kredi düşüldüğünde) veya özel ders gerçekleştirildiğinde eğitmen hakedişi sistem tarafından otomatik olarak hesaplanarak eğitmenin hesabına eklenir.
• Ders Başı Hakediş Modeli: Eğitmen ders başı ücret modeliyle çalışıyorsa, sınıfta yoklama girildiğinde eğitmenin ders başı ücreti sistem tarafından otomatik olarak hesaplanarak eğitmenin hesabına eklenir.
• Sabit Maaşlı Eğitmenler: Sabit maaşlı eğitmenlerin yoklama girişlerinde eğitmene ek bir hakediş yansımaz. Ancak sistem, ilgili sınıfa stüdyo tarafından yapılan toplam ödeme maliyetini takip etmek için yoklama ve üye ödeme bilgilerini arka planda güncellemeye devam eder.

Avans Ödemeleri yeni

Eğitmenlere yapılacak avans işlemleri bu başlık altından takip edilir.

• Avans Girişi: Eğitmenlere dönem içerisinde avans ödemesi tanımlanabilir. Girilen avans miktarı, ödemenin yapılacağı kasa/banka hesabından otomatik olarak düşülür. Kasada/hesapta bulunan mevcut bakiyeden daha büyük bir avans ödemesi girilemez.
• Avans Mahsuplaşma: Eğitmene hakediş ödemesi yapılacağı esnada, eğer eğitmenin daha önceden aldığı aktif bir avans kaydı varsa, sistem bu tutarı ekranda uyarı olarak gösterir. Yönetici, avansın hakediş ödemesinden düşülüp düşülmeyeceğini (mahsup edilmesini) tek tıkla seçebilir.

3.3. Personel Ödemeleri yeni

Stüdyoda çalışan (eğitmen harici) idari ve operasyonel personellerin maaş, avans ve ödeme süreçlerinin takip edildiği alandır.

Maaş Yönetimi ve Ödemeler

Sistemde kayıtlı personellerin hak edişleri, personel kartı oluşturulurken tanımlanan sabit maaş tutarı üzerinden yönetilir.

• Maaş Ödemesi Girişi: Personellere hak ettikleri aylık maaş ödemeleri bu alandan girilir. Ödemeler nakit kasa veya banka hesaplarından gerçekleştirilebilir ve yapılan ödemeler otomatik olarak muhasebe raporlarına gider olarak yansıtılır.
• Kısmi Maaş Ödemesi: Personelin maaşı tek seferde ödenebileceği gibi, farklı zamanlarda kısmi ödemeler halinde de kaydedilebilir.
• Düzenleme ve Silme: Yapılan personel maaş ödeme kayıtları düzenlenebilir veya silinebilir. Bu değişiklikler kasa bakiyelerini ve ilgili aylara ait finans raporlarını anlık olarak günceller.

Personel Avans İşlemleri

Personellere maaş dönemi öncesinde avans tanımlanabilir.

• Avans Limit Sınırı: Personel için girilecek avans miktarı, ödemenin çıkacağı kasa veya banka hesabının mevcut bakiyesinden büyük olamaz.
• Avansın Maaştan Düşülmesi: Personel maaş ödemesi girilirken, personelin aktif avans bakiyesi ekranda gösterilir. Yönetici, girilen avans tutarını maaş ödemesinden düşerek net ödeme kaydı oluşturabilir.

3.4. Aylık Raporlar yeni

Stüdyonuzun dönemsel finansal durumunu, gelir-gider dengesini ve kar-zarar analizlerini takip edebileceğiniz raporlama arayüzüdür.

Otomatik Finansal Raporlama

Her ayın sonunda sistem arka planda çalışan zamanlanmış görevler vasıtasıyla o aya ait finansal verileri toplayarak otomatik rapor oluşturur.

• Aylık İşlem Kayıtları: O ay kaydedilern tüm gelir - gider işlemleri burada görüntülenir.
• Gelir - Gider Kategorileri: O ay içerisindeki gelir ve gider tutarları kategori bazlı olarak listelenir.

4. Stüdyo Ayarları

Stüdyo Ayarları Modülü; stüdyonuzun işleyişini oluşturan temel yapı taşlarını (branşlar, salonlar, eğitmenler ve personeller) tanımladığınız, güncellediğiniz ve yönettiğiniz alandır.

4.1. Branş Tanımları

Stüdyonuzda verilen ders türlerini (Örn: Pilates, Yoga, Modern Dans) tanımladığınız alandır.

• Branş Ekleme ve Düzenleme: Yeni bir branş oluşturabilir, branş adını dilediğiniz zaman güncelleyebilirsiniz.
• İstatistik Entegrasyonu: Yeni bir branş tanımlandığında sistem, arka plandaki istatistik tablolarına bu branşı otomatik olarak dahil ederek aylık üye kazanım ve branş bazlı doluluk raporlarında takibini başlatır.

4.2. Eğitmen Tanımları

Sınıflarda ve özel derslerde görev alan eğitmen kadronuzun özlük ve yetki bilgilerini yönettiğiniz alandır.

• Çoklu Branş Tanımlama yeni: Eğitmenlerinize uzmanlık alanlarına göre birden fazla branşı (Çoklu Seçim / Multiselect) aynı anda atayabilirsiniz.
• Kullanıcı Entegrasyonu: Eğitmen kartı üzerinden eğitmen için sisteme giriş yapabileceği bir Kullanıcı Hesabı açabilir, şifresini güncelleyebilir veya hesabını kapatabilirsiniz. Kullanıcı hesabı oluşturulduğunda veya şifresi değiştirildiğinde eğitmene sistem tarafından bilgilendirme e-postası gönderilir.
• Kredi Kartı / Havale Kesintisi yeni: Eğitmen bazlı olarak nakit dışı ödemelerden (Kredi Kartı veya Havale) yapılacak kesinti oranlarını hem grup dersleri hem de özel dersler için ayrı ayrı tanımlayabilirsiniz. Bu oranlar eğitmen hakedişleri hesaplanırken otomatik olarak uygulanır.
• Eğitmen Hakediş Tipinin Değiştirilmesi yeni: Eğitmenin ay içerisinde hakediş tipi (sabit ücretten yüzdeli/ders başına veya tam tersi) değiştirilebilir.
  • Yüzdeli/Ders Başı Modelinden Sabit Ücrete Geçiş: Değişiklik tarihine kadar yoklamalardan hak kazanılan tüm tutarlar eğitmenin hakedişine eklenir. Sistem, hem eğitmenin aylık maaş tutarını hem de ayın geri kalan günleri için geçerli olacak kısmi bir sabit maaş tutarı girilmesini ister (Örn: Normal sabit maaşı 30.000 TL olan bir eğitmen için kalan günler adına 10.000 TL girilmesi gibi).
  • Sabit Ücretten Yüzdeli/Ders Başı Modele Geçiş: Eğitmenin ay içerisinde o tarihe kadar sabit ücretli çalıştığı günlere karşılık gelen kısmi sabit maaş tutarının sisteme girilmesi istenir. Ayın kalan günlerindeki yoklamalar ve özel dersler yeni model üzerinden hesaplanıp otomatik olarak hakedişe eklenir.

4.3. Salon Tanımları

Grup derslerinin ve özel derslerinin gerçekleştirildiği fiziksel alanları (Örn: A Salonu, Reformer Salonu) tanımladığınız bölümdür.

• Kapasite ve Doluluk Planlaması: Salon tanımlamaları, sınıfların haftalık programları oluşturulurken çakışma ve müsaitlik denetimleri (Salon Müsaitlik Kontrolü) için temel referans noktası olarak kullanılır.

4.4. Personel Tanımları yeni

Eğitmen kadrosu haricinde stüdyoda çalışan (Örn: Resepsiyonist, Müdür, Temizlik Personeli) idari ve operasyonel ekiplerin yönetildiği alandır.

• Sabit Maaş Tanımlama: Personel kartı oluşturulurken personelin aylık sabit hak ediş tutarı sisteme tanımlanır.
• Kullanıcı Entegrasyonu: Personel kartı üzerinden personel için sisteme giriş yapabileceği bir Kullanıcı Hesabı açabilir, şifresini güncelleyebilir veya hesabını kapatabilirsiniz. Kullanıcı hesabı oluşturulduğunda veya şifresi değiştirildiğinde personele sistem tarafından bilgilendirme e-postası gönderilir.
• Ödeme Entegrasyonu: Burada tanımlanan sabit maaş tutarları, Personel Ödemeleri sekmesinde aylık hak ediş ve avans mahsuplaşma süreçlerinde temel alınarak otomatik olarak muhasebe giderlerine yansıtılır.

5. Genel Ayarlar

Genel Ayarlar Modülü; stüdyonuzun finansal hesaplarını, sisteme giriş yetkisi bulunan kullanıcıları ve bu kullanıcıların modüllere erişim yetkilerini (rollerini) esnek bir şekilde yönettiğiniz yönetim merkezidir.

5.1. Kasa ve Banka Hesapları yeni

Stüdyonuzun nakit kasa ve ticari banka hesaplarının tanımlandığı ve bakiyelerinin gerçek zamanlı izlendiği bölümdür.

• Esnek Hesap Tanımlama: Stüdyonuz için dilediğiniz kadar hesap (Örn: Nakit Kasa, X Bankası Ticari Hesabı) oluşturabilirsiniz.
• Bakiye Takibi: Tanımlanan her hesabın güncel bakiyesi, yapılan üye tahsilatları, gider ödemeleri ve hesaplar arası transferler doğrultusunda sistem tarafından anlık olarak güncellenir.

5.2. Kullanıcı Rolleri ve Yetkilendirme yeni

Sistemi kullanacak personellerinizin ve eğitmenlerinizin hangi modüllere erişebileceğini belirleyen gelişmiş yetki yönetim alanıdır.

• Dinamik Rol Yönetimi: Kullanıcı rolleri sabit değildir. Her işletme kendi hiyerarşisine uygun olarak dilediği adla yeni kullanıcı rolleri (Örn: Yönetici, Resepsiyonist, Stajyer Eğitmen) tanımlayabilir.
• Modül Bazlı Yetkilendirme: Oluşturulan her rol için sistemdeki 13 temel modüle erişim izni (Görüntüleme, Ekleme, Düzenleme, Silme yetkileri) ayrı ayrı seçilerek sınırlandırılabilir.
• Yetkilendirilen Modüller: Sistemde yetkilendirme yapılabilecek 13 temel modül şunlardır:
  • Muhasebe: Kasa/banka işlemleri, eğitmen/personel hakedişleri ve ödemeleri, aylık finansal raporlar.
  • Üyeler: Yeni üye kayıtları, profil işlemleri, ödemeler, sınıflara ekleme/çıkarma, arşivleme.
  • Sınıflar: Grup ders programları, yoklama işlemleri, eğitmen hakediş modeli ve sınıf birleştirme.
  • Stüdyo Ayarları: Branş, salon, eğitmen ve personel tanımlamaları ile çalışma modelleri.
  • Genel Ayarlar: Finansal kasa/banka hesapları, kullanıcı rolleri/yetkileri ve kullanıcı hesap yönetimi.
  • Sistem Ayarları: Dil, para birimi, zaman dilimi ve otomatik bilgilendirme (SMS/WhatsApp/E-posta) tercihleri.
  • Stüdyo Profili: İşletme logosu, fatura/iletişim bilgileri ve çalışma saatleri gibi kurumsal detaylar.
  • Sistem Mesajları: Akıllı asistan uyarıları, devamsızlık/yoklama raporlama ve sistem içi bildirim kutusu.
  • İstatistikler: Yaş, cinsiyet, branş ve eğitmen dağılımı ile aylık/yıllık büyüme grafikleri.
  • Dokümanlar: Arşivlenen üye, eğitmen veya sınıflara ait otomatik olarak üretilen geçmiş PDF raporları.
  • Bildirimler: Doğum günleri, randevu/görüşme hatırlatıcıları ve yaklaşan plan/paket uyarıları.
  • Hızlı Menü: Barkod okuyucu veya üye numarası ile hızlı yoklama, ders gerçekleştirme ve profil arama.
  • Randevular: Tüm randevu planlamaları, düzenlemeleri ve kişisel görüşme kayıtları.

5.3. Kullanıcı İşlemleri

Sistemi aktif olarak kullanacak, giriş yetkisine sahip tüm personellerin ve yöneticilerin hesap profil bilgilerinin yönetildiği bölümdür.

• Hesap Oluşturma ve Düzenleme: Yeni bir sistem kullanıcısı tanımlayabilir, şifre ve iletişim bilgilerini güncelleyebilirsiniz.
• Eğitmen & Personel Senkronizasyonu: Kullanıcı kartı üzerinde yapılan güncellemeler, eğer o kullanıcı bir Eğitmen veya Personel profiliyle ilişkiliyse, arka planda eğitmen/personel kartındaki bilgileri (Örn: e-posta veya telefon) otomatik olarak senkronize eder ve günceller.
• Hesap Silme: İşten ayrılan veya stüdyo ile ilişkisi kesilen kullanıcıların sistem hesaplarını güvenli bir şekilde silebilirsiniz.

6. Profil ve Sistem Ayarları

Profil ve Sistem Ayarları Menüsü; stüdyonuzun kurumsal kimlik detaylarını, giriş yapan kullanıcının şahsi profil/şifre ayarlarını ve sisteme ait yerelleştirme ile otomatik bildirim tercihlerini yönettiğiniz alandır. Bu menüye, ekranın sol üst köşesinde yer alan kullanıcı ismine tıklanarak açılan açılır menüden hızlıca erişilebilir.

6.1. Stüdyo Profili yeni

Stüdyonuzun kurumsal kimliğinin, fatura/iletişim bilgilerinin ve sistemdeki abonelik paket geçmişinin yönetildiği bölümdür.

• Kurumsal Bilgi Girişi: Stüdyonuzun resmi adı, e-posta adresi, telefon numarası ve açık adresi gibi kurumsal detayları tanımlayabilirsiniz.
• Stüdyo Logosu: Sistem içi çıktılarda (Örn: Üye Kartı) ve arayüzde görünecek stüdyo logosunu bu alandan yükleyebilirsiniz.
• Abonelik ve Paket Bilgileri: Stüdyonuzun güncel sistem paket tipini (Deneme Sürümü, Yıllık Paket vb.), paket kullanım ve kalan süre limitlerinizi inceleyebilirsiniz.
• Ödeme Geçmişi ve Faturalar: Geçmiş sistem ödeme dökümlerinizi açıklama detaylarıyla birlikte listeleyebilirsiniz.

6.2. Kullanıcı Profili

Sisteme giriş yapmış olan mevcut kullanıcının şahsi hesap ayarlarını güncellediği güvenlik ve kişiselleştirme alanıdır.

• Kişisel Bilgiler: Giriş yaptığınız kullanıcı adınızı, ad soyad bilginizi ve iletişim e-posta adresinizi değiştirebilirsiniz.
• Şifre Güncelleme: Mevcut şifrenizi doğrulayarak sistem güvenliğiniz için şahsi şifrenizi yenileyebilirsiniz.

6.3. Sistem Ayarları yeni

Sistemin genel işleyiş kurallarını, yerelleştirme tercihlerini ve otomatik giden akıllı asistan mesajlarını yapılandırdığınız alandır.

• Dil Seçimi: Sistem arayüz dilini (Türkçe / İngilizce) tercih edebilirsiniz.
• Para Birimi (Currency): Finansal işlemlerde, üye ödemelerinde ve eğitmen hakedişlerinde geçerli olacak varsayılan para birimini belirleyebilirsiniz.
• Zaman Dilimi (Timezone): Tüm randevuların, yoklama tarihlerinin ve işlem loglarının doğru saatle işlenmesi için bulunduğunuz bölgeye ait zaman dilimini seçebilirsiniz.
• Otomatik Mesaj Ayarları: Akıllı asistan tarafından bilgilendirme amaçlı gönderilen otomatik Sistem Mesajları'nı tamamen açıp kapatabilirsiniz.

7. Sistem Mesajları

Sistem Mesajları; stüdyo yazılımının akıllı asistanı tarafından gerçekleştirilen otomatik denetimler, geçmiş ay analizleri ve kritik veri silme işlemleri sonrasında yöneticilere gönderilen dahili bilgilendirme merkezidir. Mesajlar, sağ menüde yer alan "Mesaj Kutusu" (mektup simgesi) paneli üzerinden görüntülenir ve yönetilir.

7.1. Mesaj Tetikleyicileri

Sistem, arka planda çalışan zamanlanmış görevler (cron jobs) veya anlık kullanıcı işlemleri sonrasında otomatik olarak şu durumlarda mesaj üretir:

• Hatalı Yoklama Uyarısı: Sınıf yoklaması alınması esnasında bir hata oluşması sonucu bazı üyelerin yoklama verilerinin girilememesi durumunda bilgilendirme mesajı gönderilir.
• Üye Devamsızlık Uyarısı: Bir üyenin 2 veya daha fazla ders üst üste derse katılım göstermemesi (devamsızlık durumu) durumunda yöneticiye bilgilendirme mesajı gönderilir.
• Geçmiş Ay İstatistikleri: Her ay sonu stüdyonuzun bir önceki aya ait üye kazanım, branş dağılımı ve büyüme istatistikleri gibi aylık istatistiklerin hazır olduğu ile ilgili yöneticiye bilgilendirme mesajı gönderilir.
• Geçmiş Ay Finansal Raporu: Her ay sonu stüdyonuzun bir önceki aya ait aylık net gelir-gider raporunun hazır olduğu ile ilgili yöneticiye bilgilendirme mesajı gönderilir.
• Eğitmen Silme ve Doküman Oluşturma yeni: Sistemden kalıcı olarak bir eğitmen silindiğinde, geçmiş verilerini içeren PDF raporunun Dokümanlar alanına kaydedildiğine dair mesaj oluşturulur.
• Sınıf Kapatma ve Doküman Oluşturma yeni: Bir sınıf kapatıldığında, yoklama listesi ve sınıf loglarının PDF olarak hazırlandığını bildiren mesaj iletilir.

7.2. Mesaj Etiketleri yeni

Gelen mesajların aciliyet ve önem derecesini ayırt edebilmeniz için sistem mesajları 3 farklı etiket (label) ile sınıflandırılır:

• Bilgilendirme: Sistem tarafından üretilen aylık finansal raporlar, istatistikler ve genel bilgilendirmeler için kullanılan yeşil renkli etikettir.
• Önemli: Hatalı/eksik yoklamalar veya devamsızlık durumları gibi hızlı aksiyon gerektiren sarı renkli uyarı etiketidir.
• Dokümanlar: Eğitmen silme, sınıf kapatma ve ilişkili PDF dokümanlarının üretilmesi gibi yapısal sistem hareketlerini belirten mavi renkli etikettir.

7.3. Kutu Yönetimi

Mesajlarınızı düzenli tutmak ve okunmamış bildirimleri takip etmek için mesaj kutusu arayüzünde şu işlemler sunulur:

• Okundu / Okunmadı İşaretleme: Mesajları tekil olarak veya çoklu seçim yaparak okundu ya da okunmadı durumuna getirebilirsiniz. Okunmamış mesajlar yan menüde bildirim rozeti olarak gösterilir.
• Çöp Kutusuna Gönderme: Okuduğunuz ve saklamak istemediğiniz mesajları çöp kutusuna taşıyabilirsiniz. Çöp kutusundaki mesajları dilediğinizde tekrar gelen kutusuna geri yükleyebilirsiniz.
• Kalıcı Silme: Çöp kutusundaki mesajları tamamen silerek temizleyebilirsiniz.

8. İstatistikler

İstatistikler modülü, stüdyonuzun genel performansını, üye dağılımlarını ve aylık gelişim trendlerini görsel grafiklerle takip etmenizi sağlar. İstatistikler, sağ menüde yer alan "Grafik" simgesi üzerinden görüntülenir. Modül kendi içerisinde iki ana sekmeye ayrılmıştır:

8.1. Güncel İstatistikler

Stüdyonuzun mevcut anlık durumunu gösteren güncel veriler ve analizler bu alanda yer alır:

• Toplam Üye Sayısı: Sistemde kayıtlı olan toplam aktif üye sayısını gösteren sayaç aracı.
• Cinsiyete Göre Üye Dağılımı: Üyelerinizin cinsiyet bazlı dağılımını gösteren pasta grafik.
• Yaş Aralıklarına Göre Üye Dağılımı: Üyelerinizin yaş gruplarına göre (örn: 18-25, 26-35 vb.) yoğunluğunu gösteren grafik.
• Branşlara Göre Üye Dağılımı: Üyelerinizin aktif olarak kayıtlı olduğu branşları gösteren çubuk grafik.
  Önemli Not

  Bir üye aynı branşta birden fazla sınıfa kayıtlı olsa dahi, bu grafikte o branş için yalnızca bir kez (tekil üye olarak) sayılır.

• Eğitmenlere Göre Üye Dağılımı: Stüdyodaki eğitmenlerin aktif öğrenci dağılımlarını gösteren grafik.
  Önemli Not

  Bir üye aynı eğitmenin birden fazla farklı sınıfına kayıtlıysa, her sınıf için ilgili eğitmenin grafiğinde ayrı ayrı sayılır.

8.2. Aylık İstatistikler

Yıllara göre filtrelenebilen, stüdyonuzun geçmişe dönük gelişimini ve trendlerini gösteren aylık kırılımlı analizler bu alanda yer alır:

• Aylık Toplam Üye Sayıları: Seçilen yılın aylarına göre stüdyonun ulaştığı toplam üye sayılarını gösteren çizgi/sütun grafiği.
• Üye Kazanım Kaynakları: Üyelerin stüdyonuzu nereden duyduğunu (Sosyal Medya, Google, Arkadaş Tavsiyesi, Reklam, Diğer vb.) aylık bazda analiz eden alan grafiği.
• Branşlara Göre Aylık Toplam Üye Sayıları: Her ay branş bazında aktif olan toplam üye sayılarını gösteren yığılmış çubuk grafik.
• Branşlara Göre Aylık Yeni Üye Sayıları: İlgili aylarda stüdyoya yeni katılan üyelerin hangi branşları tercih ettiğini gösteren grafik.
• Eğitmenlere Göre Aylık Toplam Üye Sayıları: Eğitmenlerin aylık bazda ulaştığı toplam öğrenci sayılarını gösteren yığılmış grafik.
• Cinsiyete Göre Aylık Toplam Üye Sayıları: Aylık üye değişimlerinin cinsiyet kırılımını gösteren sütun grafik.
• Yaşa Göre Aylık Toplam Üye Sayıları: Aylık üye değişimlerinin yaş grubu kırılımını gösteren sütun grafik.

9. Dokümanlar

Dokümanlar modülü, stüdyonuz için tanımlanan saklama alanını yönetebileceğiniz ve silinen eğitmen/sınıf kayıtlarına ait otomatik oluşturulan PDF dosyalarına ulaşabileceğiniz alandır. Bu alana sağ menüde bulunan "Dosya" simgesi ile ulaşabilirsiniz.

9.1. Depolama Alanı ve Yönetimi

Sistemde her stüdyo için ayrılmış olan toplam depolama alanı limiti bulunmaktadır. Bu limit dahilinde tüm aktif dokümanlarınız ve arşivlenmiş üye dosyalarınız saklanır:

• Toplam Saklama Alanı Limiti: Her stüdyo için maksimum depolama kapasitesi 150 MB'tır.
• Depolama Durumu: Dokümanlar sayfasının üst kısmında, mevcut doluluk oranını gösteren bir ilerleme çubuğu yer alır. Burada arşive aktarılan üyelerin ve PDF dosyalarının kapladığı alan yüzdesel ve MB cinsinden canlı olarak gösterilir.
  Önemli Not

  Arşive aktarılan üyelerin bilgilerine bu alandan değil Üye Arşivi sayfasından ulaşabilirsiniz.

• Yer Açma ve Temizleme Seçenekleri: Depolama limitine yaklaşıldığında veya yer açmak istendiğinde kullanılabilecek 6 farklı temizleme seçeneği sunulmaktadır:
  • En Eski 100 Arşivlenmiş Üye: Kaydı silinmiş ve arşive alınmış en eski 100 üyenin verilerini kalıcı olarak silerek yer açar.
  • 2 Yıldan Eski Arşivlenmiş Üyeler: Arşive aktarılmasının üzerinden 2 yıl geçmiş üye kayıtlarını temizler.
  • Tüm Arşivlenmiş Üyeler: Sistemdeki tüm arşivlenmiş üye dosyalarını kalıcı olarak siler.
  • Tüm Sınıf Dokümanları: Kapatılan sınıflar için oluşturulan tüm yoklama ve sınıf PDF dosyalarını siler.
  • Tüm Eğitmen Dokümanları: Silinen eğitmenler için oluşturulmuş tüm geçmiş PDF belgelerini siler.
  • Tüm Aktif Dokümanlar: Sınıf ve eğitmenlere ait tüm aktif PDF dokümanlarını sistemden temizler.

9.2. Otomatik Oluşturulan PDF'ler

Sistem, veri kaybını önlemek ve geriye dönük resmi/idari takipleri kolaylaştırmak amacıyla belirli işlemler sonrasında otomatik olarak PDF dokümanı üretir ve Dokümanlar alanına kaydeder:

• Eğitmen Silindiğinde: Sistemde tanımlı bir eğitmen kalıcı olarak silindiğinde, eğitmenin geçmiş çalışma bilgileri, ders kayıtları ve stüdyo geçmişine ait tüm detaylar otomatik olarak PDF formatında bir rapora dönüştürülür ve Eğitmen Dokümanları arşivine eklenir.
• Sınıf Kapatıldığında: Mevcut bir sınıf kalıcı olarak kapatıldığında, o sınıfa ait tüm işlem kayıtları ve yoklama listeleri otomatik olarak PDF belgesi haline getirilerek Sınıf Dokümanları arşivinde saklanır.
• Görüntüleme ve İndirme: Dokümanlar sayfasında kapatılan sınıflar ve silinen eğitmenler sekmeler halinde listelenir. İlgili satırın yanında bulunan butonlar aracılığıyla oluşturulan PDF belgelerini tarayıcınızda görüntüleyebilir veya bilgisayarınıza indirebilirsiniz.

10. Hızlı Menü yeni

Hızlı Menü, stüdyonuzda barkod okuyucu veya manuel veri girişi yardımıyla üye numaralarını okutarak yoklama alma, özel ders işlemlerini onaylama ve üye detaylarına hızlı erişim sağlama gibi operasyonları tek bir panelden hızlıca yapabilmenize imkan tanıyan araçtır. Bu alanda hem stüdyonuzda daha önceden kullanılan **eski fiziki üye kartları** hem de sistem tarafından yeni oluşturulan Dijital Üye Kartları barkod/üye numaralarıyla sorunsuz şekilde kullanılabilir.

10.1. Yoklama İşlemleri

Barkod okutularak ya da üye numarası girilerek hızlı bir şekilde sınıf yoklaması kaydetmek için kullanılır:

• Otomatik Yoklama Girişi: İşlem gerçekleştiğinde ilgili üyenin ilgili sınıftaki yoklaması otomatik olarak "Geldi" şeklinde alınır. Eğer ilgili sınıf için o günün yoklama listesi henüz oluşturulup açılmadıysa, sistem önce sınıf yoklamasını otomatik olarak açar ve ardından üyenin kaydını işler.
• Ders Günü Koşulu: Yoklama işleminin gerçekleştiği gün, yoklaması alınacak sınıfın ders programındaki gün ile aynı olmalıdır.
  Önemli Not

  Hızlı Menü üzerinden geçmiş tarihli yoklama girişleri yapılamaz. Geçmiş tarihli yoklamalar için ilgili sınıfın detay sayfasını kullanmalısınız.

• Çoklu Ders Durumu: Üyenin yoklama alınan gün içerisinde kayıtlı olduğu birden fazla farklı sınıfı/dersi bulunuyorsa, sistem bir onay penceresi açarak yoklamanın hangi derse ait olduğunu seçmenizi ister.

10.2. Özel Ders İşlemleri

Özel ders paketi olan üyelerin stüdyoya girişinde özel ders ders düşümlerini gerçekleştirmek için kullanılır:

• Otomatik Özel Ders Düşümü: Üye numarası okutulduğunda üyenin aktif özel ders paketinden 1 ders otomatik olarak düşülür ve işlem onaylanır.
• İşlem Tarihi Koşulu: Gerçekleştirilen özel dersin tarihi, işlemin yapıldığı günün tarihiyle aynı olarak kaydedilir.
  Önemli Not

  Bu alan geriye dönük (geçmiş tarihli) özel ders düşümleri gerçekleştirmek için kullanılmamalıdır.

• Çoklu Özel Ders Paketi Durumu: Üyenin birden fazla aktif özel ders paketi bulunuyorsa, sistem otomatik olarak bir seçim ekranı açarak hangi dersin gerçekleştirildiğini seçmenizi talep eder.

10.3. Üye İşlemleri

Üye kartı okutulduğunda stüdyodaki yöneticilerin veya personellerin üyenin detay sayfasına doğrudan erişebilmesini sağlar:

• Yönlendirme: Kartı okutulan üyenin aktif üyelik bilgileri, ödemeleri, kalan ders hakları ve stüdyo geçmişinin yer aldığı üye detay ve işlem sayfasına doğrudan yönlendirilirsiniz.

11. Randevular

Randevular modülü, stüdyonuzla iletişime geçen üyelerin görüşme ve ders planlamalarını yönetebileceğiniz merkezi alandır. Randevu işlemleri, stüdyonuzla ilgilenen fakat henüz kesin kaydı olmayan Ön Kayıt İşlemleri alanındaki potansiyel (aday) üyeler için tanımlanabilir. Bu alana sağ menüde bulunan "Randevular" seçeneği ile ulaşabilirsiniz.

11.1. Randevu Takvimi

Randevu Takvimi, stüdyodaki tüm randevu kayıtlarını aylık, haftalık ve günlük kırılımlarda görselleştiren etkileşimli bir takvim arayüzüdür:

• Takvim Görünümü: Randevular takvim üzerinde kartlar şeklinde yer alır. Her randevu kartı; üyenin ismini, randevuyu yönetecek personel ismini, randevu saatini, süresini, randevu tipini ve güncel durumunu gösterir.
• Durum ve Sonuç Renklendirmeleri: Randevuların takvimdeki durumları (Bekliyor, Tamamlandı, Kurum İptal Etti, Üye İptal Etti / Görüşmeye Gelmedi, Başka Tarihe Alındı) ve randevu sonuçları (Henüz Görüşülmedi, İlgilenmiyor, Yeni Randevu Verildi, Satış Tamamlandı, Görüşme Gerçekleştirilmedi) kendilerine özel tanımlanmış durum renkleriyle kartlar üzerinde gösterilerek takibi kolaylaştırır.
• Personel Çakışma Kontrolü (Müsaitlik): Randevu oluştururken veya güncellerken sistem, randevuyu yönetecek personelin aynı tarih ve saat diliminde başka bir randevusunun olup olmadığını otomatik olarak kontrol eder. Eğer çakışma varsa sistem hata uyarısı vererek çakışmayı önler.
• Üye Çakışma Kontrolü: Benzer şekilde, randevu atanacak ön kayıtlı aday üyenin aynı tarih ve saat diliminde başka bir randevusunun bulunup bulunmadığı da kontrol edilir.

11.2. Randevu Tipleri

Randevuları organize edebilmeniz ve analiz edebilmeniz için stüdyonuzda farklı randevu tipleri tanımlanabilir:

• Görüşme Tipi: Randevunun tipine göre (Yüz Yüze Görüşme, Telefon Görüşmesi, Online Video Görüşmesi) sınıflandırma yapabilmenizi sağlar.
• Görüşme Notları: Her randevu detayında, randevu sürecini takip edebilmek amacıyla yöneticiler ve ilgili personel tarafından görüşme notları eklenebilir, düzenlenebilir veya silinebilir. Bu notlar randevu geçmişinde kronolojik olarak saklanır.

12. Destek Talepleri yeni

Destek Talepleri modülü, stüdyo yöneticilerinin ve kullanıcılarının karşılaştığı sorunları, soruları ve talepleri Dee-p Studio ekibi ile paylaşabilmelerine ve çözüme kavuşturabilmelerine imkan tanıyan entegre yardım masası panelidir. Bu panel üzerinden yeni destek talepleri açabilir ve teknik detayları açıklamak üzere görseller iletebilirsiniz.

12.1. Talep ve İletişim

Destek sistemindeki iletişim süreci dinamik bir arayüz ile kolaylaştırılmıştır:

• Kullanıcı Dostu Arayüz: Yazışmalar, modern ve kullanıcı dostu bir sohbet penceresi aracılığıyla gerçekleştirilir. Gönderdiğiniz mesajlar ve yetkililerin yanıtları kronolojik sırayla listelenir.
• Dosya ve Görsel Ekleme: Mesaj giriş alanının solunda bulunan ataç ikonuna tıklayarak bilgisayarınızdan veya telefonunuzdan birden fazla resmi (PNG, JPG vb.) aynı anda seçebilirsiniz.

13. Sistem Bildirimleri yeni

Sistem Bildirimleri, stüdyonuzda gerçekleşen önemli olayları (doğum günleri, tarihi geçmiş randevular, okunmamış mesajlar, aylık finansal raporlar ve istatistiklerin oluşturulması vb.) şube yöneticilerine ve ilgili personellere bildiren dahili uyarı sistemidir. Bu bildirimler, kullanıcıların ekranının sağ üst kısmında yer alan bildirim paneli üzerinden takip edilebilir.

13.1. Bildirim Tipleri ve Koşulları

Sistemde otomatik olarak üretilen bildirimler ve bunların tetiklenme koşulları aşağıda listelenmiştir:

• Doğum Günü Bildirimleri: Sistemdeki kayıtlı üyelerin, eğitmenlerin ve personellerin doğum günlerinde yöneticilere otomatik olarak tebrik uyarısı gönderilir. Bu sayede üyelerle ve ekiple olan ilişkiler kolayca güçlendirilebilir.
• Sonuçlandırılmamış Randevular: Tarihi geçmiş ancak durumu veya sonucu henüz sonuçlandırılmamış randevular için ilgili eğitmen/personel ve yöneticilere bildirim gönderilir. Bu, planlanan görüşmelerin gözden kaçmasını engeller.
• Okunmamış Mesajlar: Gelen kutusunda veya çöpte yer alan ve 7 günden (1 hafta) daha uzun süredir okunmamış olan sistem mesajları için yöneticilere periyodik uyarılar gönderilir.
• Aylık Finans ve İstatistik Raporları: Her ayın başında, bir önceki aya ait gelir-gider raporu (`Aylık Finansal Rapor`) ve stüdyo istatistikleri (`Aylık İstatistik`) oluşturulduğunda yöneticilere otomatik bildirim gönderilir.
• Ön Kayıt Limit Aşımı: Herhangi bir branştaki ön kayıtlı aday üye sayısı 10 kişiyi aştığında, yöneticilere kontenjan durumunu kontrol etmeleri için uyarı iletilir.
• Destek Talebi Yanıtları: Stüdyonuzun açmış olduğu destek taleplerine Dee-p Studio ekibi tarafından bir yanıt yazıldığında ilgili şube yöneticilerine anında bildirim gönderilir.